• 学生档案管理规定

  • 作者:大连财经学院学生处    来源:学生处    更新时间:2020/7/31    阅读[0]次

为适应我校学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案的安全,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,根据教育部《普通高等学院档案管理办法》,特制定《大连财经学院学生档案管理规定》(以下简称“本规定”)。

第一条 适用范围

本规定适用于我校普通高等教育本/专科学生档案管理。

第二条 材料立卷归档范围

1、高中档案;

2、新生入学登记表;

3、高等学校毕业生登记表;

4、学习成绩单;

5、入学体检表;

6、毕业生体检表;

7、学位审批表;

8、党团组织材料(包括入团材料、思想汇报、入党申请书、入党志愿书、外调材料和转正申请书等);

9、有关奖惩材料;

10、报到证白联;

11、档案转递单;

12、其它材料。

第三条 材料立卷归档要求

1、对装档材料的内容要认真进行审查,要求准确、清楚,并注明材料形成的时间。

2、属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料,必须有单位公章和本人签字。

3、其他应归档材料,在材料形成之后,应立即立卷归档。

4、高中档案、新生入学登记表、学习成绩单、高等学校毕业生登记表、入学体检表、毕业生体检表、学位审批表、报到证白联、奖惩材料等毕业前由学生处组织各学院统一装档,并及时将毕业生档案转寄到接收单位或地区。

5、归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,不得交送复印件。

6、凡属已归档材料,任何人不得擅自剔除。

第四条 档案的保管

1、学生高中档案在新生报到时由学院按照专业、班级统一收齐交到学生处转送档案室保存。

2、新生报到时未交高中档案的需填写情况说明,交到学生处保存。

3、对于退学、死亡学生档案应及时登记、保存。

4、学校相关部门归档材料,要及时立卷。

5、要加强防盗、防火工作,预防丢失、损毁事故的发生。

6、归档材料必须按本规定的程序办理各项立卷手续,要做到完整真实,文字清楚,手续齐全,认真审核。

7、对移交的立卷材料必须进行登记。

第五条 档案的利用

1、因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要,党委组织部门、团委可登记后查(借)阅学生档案;因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,必须持单位党务介绍信和本人身份证,经学生处审批,方可查阅档案材料。

查阅档案应严格保密。

2、学生档案不得外借。确因工作需要借出时,应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管,借出时间一般不得超过3天,若情况特殊需延期的,应补办借阅手续。查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改;未经批准不得复制。

归还时,管理人员要逐一核对档案材料。

第六条 档案的转递

1、学生毕业离校时,所有需要归档的材料要及时立卷;毕业学生档案应按照国家相关规定通过相关通信部门转递,因学生个人需要可以自提。

2、寄出档案因地址不详等原因退回学校的,由档案室负责免费保管一年。

3、毕业年申请缓派的毕业生档案由档案室负责免费保管一年。

3、休学学生的档案转至休学后所属年级档案管理;开除学籍、退学、出国未归、死亡、失踪学生的档案材料留存档案室自取,由档案室负责免费保管两年年。

第七条 遗失档案的补办

(一)档案补办范围:

2013年以后招生录取的普通本/专科学生档案材料。

(二)档案补办项目:

1、新生入学登记表;

2、高校毕业生登记表;

3、党、团组织材料证明;

4、在校期间奖惩材料证明;

5、学生成绩单;

6、学位审批表。

(三)档案补办程序

1、本人提交书面申请;

2、出示《毕业证书》原件及单位介绍信;

3、填写《大连财经学院补办学生档案审批表》(一式二份),凭审批表到学生处复印考生录取名册,并履行各项手续;

4、学生处审批后,到相关部门办理有关材料;

5、补办学生档案手续材料由学生处保管、存档。

第八条 其它

1、本规定由学生处负责解释。

2、本规定自颁布之日。

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